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规范书面合同签订 防范合同法律风险
http://www.chivaslive.com/ 2010年09月06日

  慈溪市人民法院今年1月至7月,立案受理合同纠纷案件中,双方未签订书面合同的案件约450余件,凸显了当前慈溪中小企业法律意识淡薄,合同签订仍以口头合同为主的现状。口头合同在企业经营中具有交易便捷、迅速的优点,但是在产生纠纷时因举证困难极易产生法律风险。而签订书面合同,并且严格审查并规范合同签订,有利于中小企业在企业经营中防范合同法律风险,避免因发生纠纷时书面证据不充分而产生不必要的损失。

  一、未签订书面合同引起的法律风险

  中小企业在经济往来中,口头承诺居多,较少签订书面合同。有的企业出于信任,也出于方便,仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易,给合同履行带来隐患。尽管现行合同法对合同签订并没有严格的书面形式的要求,但在出现经济纠纷的情况下,“口头承诺”的合同很难提供有力的证据,从而因双方对合同的相对人、合同的性质、合同标的物的单价、质量等等约定不明,而引起不必要的法律纠纷。

  1.合同相对人约定不明

  案例一:甲公司与乙公司之间口头达成买卖玻璃的协议,后甲公司向乙公司送货时均由丙签收。因乙公司未支付全部货款,甲公司持送货单向乙公司住所地的法院起诉要求乙公司支付所欠货款。乙公司则辩称,其与甲公司之间不存在买卖合同关系,丙并非乙公司的工作人员。法院审理后认为,甲公司未能提供证据证明其与乙公司之间存在买卖关系,驳回了甲公司的诉请。甲公司只得再次向丙住所地的法院起诉,要求由丙支付所欠货款。

  这个案件具有一定的典型性,因为在企业经营中,货物不可能都交由企业的负责人进行签收,或者要求收货方加盖企业公章予以确认。由于双方未签订书面合同,导致在发生货款纠纷时,难以明确合同相对人。而中小企业的人员具有一定的流动性,故送货方往往难以提供充分证据证明签收货物的人系公司员工,应由公司履行付款义务。由于没有签订书面合同,企业追讨货款时,不能就合同相对人提供有力证据,增加了企业的诉讼成本。

  2.合同性质约定不明

  由于没有签订书面合同,没有对合同双方的权利义务进行明确约定,合同是否成立以及合同的性质,主要通过双方的实际履行行为来进行判断。而企业往往只能提供送货单、付款凭证或者是对账单等来证明合同关系的成立,并不能直接反映合同法律关系的性质。不同性质的合同,法律规定亦不相同。例如,承揽合同和买卖合同就是两种容易混淆的不同性质的合同。买卖合同是出卖人转移标的物的所有权于买受人,买受人支付价款的合同。承揽合同是承揽人按照定作人的要求完成工作,交付工作成果,定作人给付报酬的合同。《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>若干问题的意见》对买卖合同和承揽合同的管辖作出了不同的规定,在双方没有约定的情况下,加工承揽合同是由加工行为地的法院管辖,买卖合同则是由依照不同送货方式所确定的合同履行地的法院管辖。

  3.标的物的单价、质量约定不明

  (1)单价约定不明

  中小企业进行业务往来时,对标的物的单价往往仅仅是口头“承诺”,大部分送货单上也仅仅注明送货数量,而未对单价予以明确约定,导致标的物的单价难以明确。尤其是在市场经济下,不存在统一的市场定价,产品价格极易出现波动的情况下,企业对单价金额各执一词,容易产生纠纷。

  (2)质量约定不明

  在合同货款纠纷案件中,大部分企业都会提出产品存在质量问题的抗辩。但是由于双方未签订书面合同,仅仅通过电话等口头方式形成合意,对质量标准没有进行明确约定,收到货物后,又往往怠于验收,导致在使用或者再行销售中发生产品质量问题时,难以提供证据证明供货方违反合同约定提供了不符合质量标准的产品,造成了企业不必要的损失。

  案例二:甲企业与乙企业长期发生买卖橡胶条的业务,双方一直未签订书面合同。后甲企业用该橡胶条作为配件生产喉箍出口国外,因橡胶条的材质问题导致喉箍产生质量问题,遭到国外客户的质量索赔,最终达成了赔偿协议,给企业造成了一定经济损失。甲企业遂向乙企业主张橡胶条质量违约应赔偿损失,但因双方未签订书面合同对质量标准进行明确的约定,甲企业不能提供证据证明乙企业提供的橡胶条不符合质量标准,故其赔偿损失的主张难以得到法律的支持。

  慈溪的民营企业经济发达,很多企业的产品远销国外,但在签订合同方面,普遍存在“内松外紧”的问题。企业在国内采购产品或者零配件时,与国内供应商或者生产商之间未签订书面合同,也未就质量标准以及违约责任进行明确的约定;而在与国外客户签订的书面合同,通常都约定了质量标准及违约责任的承担方式。当企业因产品质量问题遭到国外企业索赔后,却由于未与国内供货商签订书面合同,不能提供证据证明国内供货商违约提供质量不合格产品,导致企业要求赔偿损失的主张难以得到支持。

  二、合同签订的不规范折射企业法律意识的淡薄

  许多中小企业的法定代表人或负责人法律意识淡薄,基于长期业务关系对对方的信任,轻信口头合同,不重视书面合同的签订, 造成企业在经济往来中产生合同纠纷时,需要消耗更多人力物力来处理纠纷,影响了企业的正常生产经营,甚至带来经济损失。

  同时很多中小企业由于缺乏证据意识,在合同履行过程中产生纠纷时,由于未签订书面合同,同时又不能提供其他有力证据对口头合同进行佐证,导致其主张难以得到法律的支持,最终不得不承担举证不能的不利后果。

  三、规范书面合同签订,防范法律风险

  书面合同作为证明当事人合意主张的重要证据,是解决合同履行过程中双方争议的重要依据。中小企业应当增强法律意识和证据意识,重视签订书面合同,并注重对合同签订主体及合同条款的审查,合同条文内容尽可能明确具体,避免因双方约定不明而产生争议。

  1.对合同签订主体的确定

  签订合同的主体必须明确,合同相对方为公司的,应当审查公司的工商登记情况,并审查合同签订人是否系公司的法定代表人或者经公司授权有权签订合同的经办人。签订合同时,尽可能要求对方在合同上加盖公章,避免日后对方以合同签订人无权代表公司签订合同为由,否认该合同对公司发生法律效力。

  2.对合同主要条款予以明确

  合同主要条款包括三个方面:(1)标的物的描述,包括数量、规格、质量标准、包装等;(2)履行条款,包括交付方式、付款条款等;(3)违约责任;(4)争议处理条款等。这些条款构成了合同的主要内容,在合同中应当尽可能予以明确。

  (1)标的物的描述

  合同标的物的描述上,以清晰、准确为必要。

  第一,标的物名称需要准确描述,要使用标的物的正式名称,及标准学名而且要全称。

  第二,标的物的数量、单价要明确,这是计收货款的唯一依据,要尽可能具体明确,不要只约定总价款。

  第三,标的物的质量要明确。质量条款是重中之重,企业应在合同中明确约定切实可行的质量标准并作为合同的附件,同时明确约定由具有检测资质的检测机构进行检验,并留存好双方封样的样品。质量标准,应当是明确的国家标准或者行业标准,或者是可操作可检验的明确的质量标准,这样在发生质量纠纷时,即可通过约定的检测机构依据双方约定的质量标准进行鉴定或者检测,避免双方因质量标准或检测机构约定不明而再起纠纷。

  3.履行条款

  签订书面合同时,履行条款应当明确,包括履行时间、履行地点、履行方式。(1)明确约定履行时间,对于无法确定具体履行时间的,约定一个最长履行期限,避免对方企业迟延履行义务造成损失;(2)明确约定履行地点,这是合同发生纠纷确定法院管辖的一个重要依据;(3)明确约定履行方式,如加工承揽合同的材料由谁负责,买卖合同的货物运输由谁承担等。

  在合同履行中货物交付是一个重要也是容易有争议的环节,送货方必须提供证据证明已履行送货义务。故在签订合同时,应尽可能列明收货方的经办人的姓名,以防止经办人离开后,对方企业否认收货的事实,诉讼中难以证明经办人与企业的关系。

  此外,企业在签订书面合同时,应当对检验期间进行明确约定。我国法律明确规定,买受人、定做人有验收的义务。《中华人民共和国合同法》第157条规定:“买受人在收到标的物时应当在约定的检验期间内进行检验。没有约定检验期间的,应当及时检验”;第261条规定:“承揽人完成工作的,应当向定做人交付工作成果,并提交必要的技术资料和有关质量证明。定作人应当验收该工作成果”。实践中,很多企业在收到货物后,没有及时进行检验,也未及时通知对方企业货物质量问题,在对方起诉要求支付货款时,再抗辩质量存在问题,往往已经超过合理期限,难以得到支持。故企业应当在约定的检验期内进行验收,对肉眼难以鉴别的质量问题,应当及时通过检测机构进行检测,及时提出质量异议,与对方企业进行交涉,减少因质量问题带来的损失。

  4.违约责任条款

  企业签订的合同中必须明确约定对方的违约责任,约定违约金或损失赔偿的计算方法,可以约定违约金占合同总价的比例,也可以约定具体的违约金数额,也可以对赔偿金计算方法作出明确约定,有利于以后发生争议后能迅速确定赔偿金额。

  5.争议处理条款

  签订书面合同,对于争议解决方式,应当明确选用诉讼或仲裁方式中的一种方式解决双方的争议。如选定用诉讼方式解决,《中华人民共和国民事诉讼法》第二十五条的规定:“合同的双方当事人可以在书面合同中协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地人民法院管辖,但不得违反本法对级别管辖和专属管辖的规定”。如选定用仲裁的方式解决,《中华人民共和国仲裁法》第十条的规定:“仲裁委员会可以在直辖市和省、自治区人民政府所在地的市设立,也可以根据需要在其他设区的市设立,不按行政区划层层设立。”因为只有市级政府所在地才设有仲裁委员会,而县级政府所在地不存在仲裁委员会,如约定区/县一级政府所在地的“仲裁委员会”管辖,则属无效约定。

  综上所述,虽然口头形式的合同具有交易便捷的优势,但缺点是一旦发生纠纷,诉讼中的双方当事人举证困难。所以,建议中小企业采用书面合同的形式,并规范合同签订,对合同主要条款予以明确,从而有利于保证企业的正常生产经营和快速发展壮大。因此,中小企业应当慎重审查签订合同,运用合同来保护自己的合法权益,减少和防范因合同约定不明而带来的法律风险。

                                                (材料来源:市人民法院 丁睿智)

  慈溪市人民法院今年1月至7月,立案受理合同纠纷案件中,双方未签订书面合同的案件约450余件,凸显了当前慈溪中小企业法律意识淡薄,合同签订仍以口头合同为主的现状。口头合同在企业经营中具有交易便捷、迅速的优点,但是在产生纠纷时因举证困难极易产生法律风险。而签订书面合同,并且严格审查并规范合同签订,有利于中小企业在企业经营中防范合同法律风险,避免因发生纠纷时书面证据不充分而产生不必要的损失。

  一、未签订书面合同引起的法律风险

  中小企业在经济往来中,口头承诺居多,较少签订书面合同。有的企业出于信任,也出于方便,仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易,给合同履行带来隐患。尽管现行合同法对合同签订并没有严格的书面形式的要求,但在出现经济纠纷的情况下,“口头承诺”的合同很难提供有力的证据,从而因双方对合同的相对人、合同的性质、合同标的物的单价、质量等等约定不明,而引起不必要的法律纠纷。

  1.合同相对人约定不明

  案例一:甲公司与乙公司之间口头达成买卖玻璃的协议,后甲公司向乙公司送货时均由丙签收。因乙公司未支付全部货款,甲公司持送货单向乙公司住所地的法院起诉要求乙公司支付所欠货款。乙公司则辩称,其与甲公司之间不存在买卖合同关系,丙并非乙公司的工作人员。法院审理后认为,甲公司未能提供证据证明其与乙公司之间存在买卖关系,驳回了甲公司的诉请。甲公司只得再次向丙住所地的法院起诉,要求由丙支付所欠货款。

  这个案件具有一定的典型性,因为在企业经营中,货物不可能都交由企业的负责人进行签收,或者要求收货方加盖企业公章予以确认。由于双方未签订书面合同,导致在发生货款纠纷时,难以明确合同相对人。而中小企业的人员具有一定的流动性,故送货方往往难以提供充分证据证明签收货物的人系公司员工,应由公司履行付款义务。由于没有签订书面合同,企业追讨货款时,不能就合同相对人提供有力证据,增加了企业的诉讼成本。

  2.合同性质约定不明

  由于没有签订书面合同,没有对合同双方的权利义务进行明确约定,合同是否成立以及合同的性质,主要通过双方的实际履行行为来进行判断。而企业往往只能提供送货单、付款凭证或者是对账单等来证明合同关系的成立,并不能直接反映合同法律关系的性质。不同性质的合同,法律规定亦不相同。例如,承揽合同和买卖合同就是两种容易混淆的不同性质的合同。买卖合同是出卖人转移标的物的所有权于买受人,买受人支付价款的合同。承揽合同是承揽人按照定作人的要求完成工作,交付工作成果,定作人给付报酬的合同。《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>若干问题的意见》对买卖合同和承揽合同的管辖作出了不同的规定,在双方没有约定的情况下,加工承揽合同是由加工行为地的法院管辖,买卖合同则是由依照不同送货方式所确定的合同履行地的法院管辖。

  3.标的物的单价、质量约定不明

  (1)单价约定不明

  中小企业进行业务往来时,对标的物的单价往往仅仅是口头“承诺”,大部分送货单上也仅仅注明送货数量,而未对单价予以明确约定,导致标的物的单价难以明确。尤其是在市场经济下,不存在统一的市场定价,产品价格极易出现波动的情况下,企业对单价金额各执一词,容易产生纠纷。

  (2)质量约定不明

  在合同货款纠纷案件中,大部分企业都会提出产品存在质量问题的抗辩。但是由于双方未签订书面合同,仅仅通过电话等口头方式形成合意,对质量标准没有进行明确约定,收到货物后,又往往怠于验收,导致在使用或者再行销售中发生产品质量问题时,难以提供证据证明供货方违反合同约定提供了不符合质量标准的产品,造成了企业不必要的损失。

  案例二:甲企业与乙企业长期发生买卖橡胶条的业务,双方一直未签订书面合同。后甲企业用该橡胶条作为配件生产喉箍出口国外,因橡胶条的材质问题导致喉箍产生质量问题,遭到国外客户的质量索赔,最终达成了赔偿协议,给企业造成了一定经济损失。甲企业遂向乙企业主张橡胶条质量违约应赔偿损失,但因双方未签订书面合同对质量标准进行明确的约定,甲企业不能提供证据证明乙企业提供的橡胶条不符合质量标准,故其赔偿损失的主张难以得到法律的支持。

  慈溪的民营企业经济发达,很多企业的产品远销国外,但在签订合同方面,普遍存在“内松外紧”的问题。企业在国内采购产品或者零配件时,与国内供应商或者生产商之间未签订书面合同,也未就质量标准以及违约责任进行明确的约定;而在与国外客户签订的书面合同,通常都约定了质量标准及违约责任的承担方式。当企业因产品质量问题遭到国外企业索赔后,却由于未与国内供货商签订书面合同,不能提供证据证明国内供货商违约提供质量不合格产品,导致企业要求赔偿损失的主张难以得到支持。

  二、合同签订的不规范折射企业法律意识的淡薄

  许多中小企业的法定代表人或负责人法律意识淡薄,基于长期业务关系对对方的信任,轻信口头合同,不重视书面合同的签订, 造成企业在经济往来中产生合同纠纷时,需要消耗更多人力物力来处理纠纷,影响了企业的正常生产经营,甚至带来经济损失。

  同时很多中小企业由于缺乏证据意识,在合同履行过程中产生纠纷时,由于未签订书面合同,同时又不能提供其他有力证据对口头合同进行佐证,导致其主张难以得到法律的支持,最终不得不承担举证不能的不利后果。

  三、规范书面合同签订,防范法律风险

  书面合同作为证明当事人合意主张的重要证据,是解决合同履行过程中双方争议的重要依据。中小企业应当增强法律意识和证据意识,重视签订书面合同,并注重对合同签订主体及合同条款的审查,合同条文内容尽可能明确具体,避免因双方约定不明而产生争议。

  1.对合同签订主体的确定

  签订合同的主体必须明确,合同相对方为公司的,应当审查公司的工商登记情况,并审查合同签订人是否系公司的法定代表人或者经公司授权有权签订合同的经办人。签订合同时,尽可能要求对方在合同上加盖公章,避免日后对方以合同签订人无权代表公司签订合同为由,否认该合同对公司发生法律效力。

  2.对合同主要条款予以明确

  合同主要条款包括三个方面:(1)标的物的描述,包括数量、规格、质量标准、包装等;(2)履行条款,包括交付方式、付款条款等;(3)违约责任;(4)争议处理条款等。这些条款构成了合同的主要内容,在合同中应当尽可能予以明确。

  (1)标的物的描述

  合同标的物的描述上,以清晰、准确为必要。

  第一,标的物名称需要准确描述,要使用标的物的正式名称,及标准学名而且要全称。

  第二,标的物的数量、单价要明确,这是计收货款的唯一依据,要尽可能具体明确,不要只约定总价款。

  第三,标的物的质量要明确。质量条款是重中之重,企业应在合同中明确约定切实可行的质量标准并作为合同的附件,同时明确约定由具有检测资质的检测机构进行检验,并留存好双方封样的样品。质量标准,应当是明确的国家标准或者行业标准,或者是可操作可检验的明确的质量标准,这样在发生质量纠纷时,即可通过约定的检测机构依据双方约定的质量标准进行鉴定或者检测,避免双方因质量标准或检测机构约定不明而再起纠纷。

  3.履行条款

  签订书面合同时,履行条款应当明确,包括履行时间、履行地点、履行方式。(1)明确约定履行时间,对于无法确定具体履行时间的,约定一个最长履行期限,避免对方企业迟延履行义务造成损失;(2)明确约定履行地点,这是合同发生纠纷确定法院管辖的一个重要依据;(3)明确约定履行方式,如加工承揽合同的材料由谁负责,买卖合同的货物运输由谁承担等。

  在合同履行中货物交付是一个重要也是容易有争议的环节,送货方必须提供证据证明已履行送货义务。故在签订合同时,应尽可能列明收货方的经办人的姓名,以防止经办人离开后,对方企业否认收货的事实,诉讼中难以证明经办人与企业的关系。

  此外,企业在签订书面合同时,应当对检验期间进行明确约定。我国法律明确规定,买受人、定做人有验收的义务。《中华人民共和国合同法》第157条规定:“买受人在收到标的物时应当在约定的检验期间内进行检验。没有约定检验期间的,应当及时检验”;第261条规定:“承揽人完成工作的,应当向定做人交付工作成果,并提交必要的技术资料和有关质量证明。定作人应当验收该工作成果”。实践中,很多企业在收到货物后,没有及时进行检验,也未及时通知对方企业货物质量问题,在对方起诉要求支付货款时,再抗辩质量存在问题,往往已经超过合理期限,难以得到支持。故企业应当在约定的检验期内进行验收,对肉眼难以鉴别的质量问题,应当及时通过检测机构进行检测,及时提出质量异议,与对方企业进行交涉,减少因质量问题带来的损失。

  4.违约责任条款

  企业签订的合同中必须明确约定对方的违约责任,约定违约金或损失赔偿的计算方法,可以约定违约金占合同总价的比例,也可以约定具体的违约金数额,也可以对赔偿金计算方法作出明确约定,有利于以后发生争议后能迅速确定赔偿金额。

  5.争议处理条款

  签订书面合同,对于争议解决方式,应当明确选用诉讼或仲裁方式中的一种方式解决双方的争议。如选定用诉讼方式解决,《中华人民共和国民事诉讼法》第二十五条的规定:“合同的双方当事人可以在书面合同中协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地人民法院管辖,但不得违反本法对级别管辖和专属管辖的规定”。如选定用仲裁的方式解决,《中华人民共和国仲裁法》第十条的规定:“仲裁委员会可以在直辖市和省、自治区人民政府所在地的市设立,也可以根据需要在其他设区的市设立,不按行政区划层层设立。”因为只有市级政府所在地才设有仲裁委员会,而县级政府所在地不存在仲裁委员会,如约定区/县一级政府所在地的“仲裁委员会”管辖,则属无效约定。

  综上所述,虽然口头形式的合同具有交易便捷的优势,但缺点是一旦发生纠纷,诉讼中的双方当事人举证困难。所以,建议中小企业采用书面合同的形式,并规范合同签订,对合同主要条款予以明确,从而有利于保证企业的正常生产经营和快速发展壮大。因此,中小企业应当慎重审查签订合同,运用合同来保护自己的合法权益,减少和防范因合同约定不明而带来的法律风险。

                                                (材料来源:市人民法院 丁睿智)

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